Gestiona eficazmente tu bandeja de email: consigue el “Inbox cero” con los principios fundamentales de GTD (Getting Things Done).
Todos los profesionales hacemos uso del email, y en muchas ocasiones nos desborda una bandeja de entrada con una infinidad de mensajes.
Tener una lista enorme de mensajes sin procesar en el Inbox no es un método eficaz de organización. La carpeta de correos entrantes no es una lista de tareas, sino que es más parecida a la recepción de urgencias en un hospital. Responder a cada correo electrónico inmediatamente no es práctico, y a todos nos paraliza ver un gran número de mensajes sin accionar o sin leer.
Seguramente has revisado los mensajes entrantes y después dejas los que requerían alguna acción marcados en negrita, como sin leer. Y la lista no hacía más que crecer.
“Tener una lista gigante de mensajes sin procesar en Inbox no es un método eficaz de organización”
¿Qué se puede hacer que sea mejor y más rápido? Los médicos de urgencias siguen un sistema muy eficaz, llamado triage, para hacer frente y clasificar a los pacientes que llegan. Podemos someter a nuestra bandeja de Inbox a un proceso parecido.
Realiza la acción de triage un mínimo de tres momentos al día; al inicio de la jornada laboral, media jornada y justo antes de finalizar la jornada, es conveniente realizar la revisión de email de arriba (mensajes más recientes) a abajo (mensajes más antiguos). En cada sesión de triage repaso entre 30 y 60 correos, lo que me lleva entre 20 minutos y media hora. Este es el método, adaptado de David Allen, Getting Things Done:
Si el mensaje entrante no te aporta nada ni requiere ninguna acción por tu parte, bórralo sin contemplaciones.
Si el mensaje entrante no requiere ninguna acción por tu parte salvo guardarlo como referencia, envíalo a una carpeta llamada @archivo (cliente X).
Si el mensaje requiere una respuesta simple que te lleva cinco minutos o menos, responde o reenvíalo a otra persona al momento, y luego pásalo a @archivo. Si prefieres seguir pendiente de la respuesta, pásalo a la carpeta @esperando.
Si el mensaje requiere algún grado de pensamiento o respuesta que no puedes dar de inmediato, haz una de estas tres cosas:
Si tienes que responder o actuar ese mismo día o al día siguiente, pásalo a la carpeta @acción.
Si tienes que leerlo y pensar sobre ello sin un lugar o fecha fijos, por ejemplo, en un metro o durante el fin de semana, pásalo a la carpeta @leer.
Si te interesa fijar una fecha en el calendario para actuar, solo o con otros, pasa el mensaje al calendario fijando fecha, duración y asistentes en su caso.
Cuatro carpetas que empiezan por arroba: @acción, @leer, @esperando y @archivo. Esas carpetas son el corazón del sistema, se crean y aparecen en la banda izquierda de Outlook. El símbolo arroba sirve para identificarlas como propias, o para que aparezcan arriba en la lista de carpetas cuando el gestor de correos las organiza por orden alfabético. Se pueden crear en Outlook, en Gmail para Google o en Mail para Mac o iCloud.
REDUCE LAS ACCIONES AL MÍNIMO
El sistema no consiste en crear nuevas carpetas, sino en reducir todas las carpetas de tu correo a cuatro: tres que exigen una tarea (@acción, @esperando, @leer) y una para guardar todos los correos restantes o los ya respondidos (@archivo). Además, se usan dos filtros más: borrar y agendar en el calendario.
Un ejemplo, por cada 100 correos entrantes a los que se puede hacer un triage:
Borrar unos 30 correos nada más empezar a leerlos, o sin leerlos siquiera. No aportan nada: son respuestas amables, correos de recepción, correos en los que estoy en copia sin valor, emisores que no he filtrado porque a veces me interesan, etc.
Responder al momento unos 10 correos de cada 100, porque responder me lleva menos de 5 minutos, o porque asigno la tarea a otra persona (delegar es bueno para ti y ayuda a tu equipo a desarrollarse).
Pasar a @acción entre 5 y 8 correos de cada 100. Tras realizar la acción o enviar la delegación, guardar los que importa seguir en @esperando, muy pocos.
Pasar a @leer entre 3 y 5 correos de cada 100. Leer en periodos de baja concentración, como al regresar de la comida o en el metro de vuelta a casa.
Agendar en el calendario unos 3 correos de cada 100.
Pasar a @archivo los correos restantes, entre 40 y 50 de cada 100. Cuando se ha completado una acción, delegación o lectura, también paso el correo a @archivo.
Es decir, de cada 100 correos entrantes se hace algo de valor con unos 20 (Ley de Pareto 80/20): respondo o delego la mitad y paso a la carpeta de acción o al calendario el resto. Sé dónde están esos 20, he decidido mínimamente qué hacer con ellos, y he vaciado el Inbox. Al final del triage y tras hacer las acciones, todos los correos que he recibido terminan o borrados, o en @archivo.
Reto conseguido: “Inbox cero” por el momento… luego, volvemos a empezar.
No conviene tener carpetas por proyectos o por tipos de tarea. La carpeta de @archivo es un pozo, grande, pero con fondo, y el buscador del correo por persona o por asunto es muy eficaz para encontrar lo que buscas. Gestionar carpetas lleva tiempo; cuantas menos carpetas tengas, antes encontrarás lo que buscas. Por tanto, abandona tus carpetas por proyectos y usa reglas para filtrar algunos mensajes entrantes. En mi Outlook solo tengo las carpetas de entrada y salida, las cuatro carpetas del sistema (@acción, @esperando, @leer y @archivo), y otras carpetas con un filtro por emisor. ¿Por qué están separadas del resto estas últimas? Porque he identificado y creado una regla para los emisores de estos correos, y así me ahorro abrirlos y moverlos cuando lleguen. Insisto, mi recomendación es que con las cuatro carpetas básicas basta para gestionar todos los correos entrantes. Sólo tenemos una vida y un número de horas al día; pocas carpetas nos permiten mantener el sistema lo más simple posible.
Y por último, sabemos que tras varios meses sin vaciar, la carpeta @archivo sería demasiado larga. Es preferible mantener ahí sólo los correos del último mes aproximadamente. Todos accedemos a nuestro correo desde el ordenador y desde nuestro teléfono móvil indistintamente, y nos conviene que no pese demasiado. Una buena gestión es vaciar al final de cada mes los correos en @archivo del mes previo a un fondo mayor, que podemos llamar Archivo_año. De esa manera en la carpeta @archivo solo habrá entre un mes y dos meses de correos archivados.
¿Por qué no lo pruebas? Serás más productivo gestionando tu email.
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